AGÜ 2018-2022 Stratejik Planı’na göre, üniversitedeki tüm faaliyetler birbirini destekleyecek ve besleyecek şekilde bütünleşik olarak ve kalite odaklı bir anlayışla yürütülmektedir. Bu doğrultuda Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı olarak, verilen görevlerin kaliteli bir şekilde yürütülmesi adına Kalite Birimi oluşturulmuş ve bu doğrultuda belirli işler için standart belgeler hazırlanmıştır.
Bu standart belgeler ile personellerin tanımlı olduğu alanların açıkça tanımlanması, gereksiz iş yükünün ortadan kaldırılması ve aynı işin tekrarlanmasının önlenmesi, kurum içerisinde işlerin uyumlu ve eşgüdümlü bir şekilde sağlanması hedeflenmektedir.
Başkanlığımız Kalite Birimi tarafından hazırlanmış olan dökümanlara ulaşmak için döküman ismine tıklayınız.
Bu bölümde birimde çalışanlar ve bağlı oldukları birimler şematik olarak gösterilmektedir.
2. Personel Tanımları
Bu bölümde daire başkanı, mimar, mühendis, tekniker gibi tüm görevlerin ayrıntılı tanımları yer almaktadır.
3) İş Akış Şemaları
Bu bölümde daire başkanlığımız ve bağlı birimlere ait iş akış şemaları yer almaktadır.
a. Arıza Onarım İş Akış Şeması
b. Doğrudan Temin İş Akış Şeması
c. Geçici ve Kesin Kabul İşlemleri İş Akış Şeması
e. Hakediş Düzenleme İş Akış Şeması
g.Süre Uzatım İşlemleri İş Akış Şeması
h.Yüklenici Sözleşme İş Akış Şeması
i.Yüklenici Yer Teslimi İş Akış Şeması
ı. İş Deneyim Belgesi Hazırlanması İş Akış Şeması
j. Taşınmaz Tahsis İşlemleri İş Akış Şeması
k.Yapı Ruhsatı-Yapı Kullanım İzin Belgesi İş Akış Şeması
l. Teminat İadesi İş Akış Şeması
m. İhale Süreci İş Akış Şeması
4) Personel Görev Tanımları ve Görevlendirmeler
Bu bölümde personelin ayrıntılı görev tanımları yer almaktadır.
Bu bölümde dairemizin güçlü ve zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri ayrıntılı olarak açıklanmaktadır. Bu bilgilere sahip olmak, bölümde çalışma planı yaparken önceliklerimizi belirlememize, potansiyelimizi görmemize ve buna göre planlama yapabilmemize olanak sağlamaktadır.
Bu bölümde üniversitemiz stratejik planı doğrultusunda birimimiz misyon ve vizyonu yer almaktadır. Birimimize ait stratejik plan oluştururken, misyon ve vizyon kararlarımız öncülük etmektedir.
7) İş Talep Formu ve Yapım Tutanağı
Bu bölümde diğer birimler tarafından herhangi bir iş veya arıza bildiriminde kullanılacak form paylaşılmaktadır. Paydaşlar bu formu kullanarak başkanlığımıza başvuruda bulunabileceklerdir.
Bu bölümde birimimizde yapılan toplantılara katılanların bilgileri ve toplantı sonucunda alınan kararların belirli bir düzende dosyalanmasını sağlayacak formlar yer almaktadır. Yapılan toplantılarda bir kişinin toplantıyı yönetmesi ve bu tutanağı doldurması beklenmektedir.
Bu tutanakta eğitime katılanların bilgileri yer alacaktır. Her eğitim esnasında bu tutanağın katılımcılara tarafından doldurulması hedeflenmektedir. Eğitim sonrasında eğitime kimlerin katıldığının belgesi oluşturulmuş olacaktır.
Bu belgede başkanlığımızın hangi iç ve dış paydaşlarla çalışması gerektiği, paydaşlardan birimimizden beklentisi ve çalışma esaslarımız yer almaktadır.
Bu bölümde başkanlığımız dahilinde olası riskler belirlenmiş, bu risklerin olasılığı, etkileri ortaya konmuştur. Bu doğrultuda bu konuda kimlerin görevli olduğu belirlenmiş, hangi aralıklarla gözden geçirilmesi gerektiği saptanmıştır. Tüm bu verilerle, her bir risk için risk yönetim stratejileri geliştirilmiştir .
Bu bölümde birimde çalışanlar izinde oldukları zaman yerine vekalet edecek kişi bilgileri yer almaktadır.
13) Personelin Üst Amirini Değerlendirme Formu
Bu bölümde personellerin, amir pozisyonundaki diğer personeli değerlendirdiği form yer almaktadır. Belirli aralıklarla veya gerekli görüldüğü takdirde bu formların ilgili personel tarafından doldurulması beklenmektedir.
14) Personele İlişkin Performans Değerlendirme Formu
Bu bölümde personellerin çalışmalarının değerlendirildiği form yer almaktadır.
15) Hizmet Standartları Tablosu
Bu bölümde birimimizde yapılan işler için talep edilen belgeler ve bu işler için hizmet süreleri belirlenmiştir. Oluşturulan bu tablo ile paydaşlar başvurdukları hizmet için gerekli olan belgeleri görebilecek ve bu doğrultuda bilgi eksikliği vb. nedenlerle iş akışı zaman sıkıntısına uğramayacaktır.
Bu bölümde hassas görevi olan personeller belirlenmiştir. Bu doğrultuda yaptıkları işlere göre oluşabilecek riskler ve alınması gerekli önlemler tanımlanmaktadır.
17) İnşaat Demirbaş ve Sarf Malzeme Tutanağı
Birimimize gelen demirbaş ürünler ve sarf malzemeler bu tutanak doldurulduktan sonra teslim alınacaktır.
18) Bakım Onarım Kontrol Formu
Bu bölümde bakım onarım ekibinin kullandığı pompa, soğutma cihazı, klima santralleri ve içme suyu hidroforları gibi cihazların kontrolünde kullanılacak form yer almaktadır. Düzenli aralıklarla yapılan kontrollerde bu formların doldurulması gerekmektedir.
a.Chiller (Soğutma Ünitesi) Aylık Bakım ve Kontrol Formu
b.Dalgıç Pompa ve Pis Su Pompaları Bakım ve Kontrol Formu
c.İçme Suyu Hidroforları Aylık Bakım ve Kontrol Formu
d.Kalorifer Kazanı ve Brülör Aylık Bakım ve Kontrol Formu
e.Klima Santralleri Aylık Bakım ve Kontrol Formu Kampüs Geneli
f.Mekanik Demirbaş ve Sarf Malzeme Teslim Tutanağı
g.Yangın Dolabı Aylık Bakım ve Kontrol Formu
h.Yangın ve Su Depoları Aylık Bakım ve Kontrol Formu
19) Harita ve Ölçüm Cihazları Kullanım Talimatnameleri
Bu bölümde haritalama ve ölçüm yapmada gerekli olan cihazların kullanımına ilişkin bilgiler yer almaktadır. Cihazların kullanım talimatnamelerine uygun kullanılması olası kullanım hatalarını en aza indirgeyecek ve bozulma/arızaların önüne geçecektir.
a.Bosch Glm 100 C Lazer Metre Cihazı Kullanım Talimatnamesi
b.Leica Na720 Otomatik Nivo Cihazı Kullanım Talimatnamesi
c.Leica Ts09 Plus Total Station Cihazı Kullanım Talimatnamesi
d.South S82 Gnss Cihazı Kullanım Talimatnamesi
e.Testo 440- Co₂ Ve Lux Ölçüm Cihazı Kullanım Talimatnamesi
f.Testo 816 Ses Seviyesi Ölçüm Cihazı Kullanım Talimatnamesi
20) Elektrik Cihazları Kullanım Talimatnameleri
Bu bölümde elektrik tesisatı ölçüm ve analizlerinde kullanılan cihazların kullanımına ilişkin bilgiler yer almaktadır. Cihazların kullanım talimatnamelerine uygun kullanılması olası kullanım hatalarını en aza indirgeyecek ve bozulma/arızaların önüne geçecektir.
b.Elektrik İşleri Bakım Onarım Talimatnamesi
c.Güç Ölçüm Cihazı (Enerji Analizörü) Kullanım Talimatnamesi
d.Jeneratör Bakım Talimatnamesi
e.Kaçak Akim Koruma Rölesi Test Cihazı Kullanım Talimatnamesi
f.Kesintisiz Güç Kaynağı Bakım Talimatnamesi
g.Kompanzasyon Sistemi Bakım Talimatnamesi
h.Topraklama Megeri Kullanım Talimatnamesi
i.Trafo Merkezi İşletme Talimatnamesi
j.Yangın Alarm Santrali Kullanım Talimatnamesi
k.Zayıf Akım Kabloları Test Cihazı Kullanım Talimatnamesi
21) Mekanik Cihazları Kullanım Talimatnameleri
Bu bölümde bakım onarım ekibinin kullandığı mekanik cihazların kullanımına ilişkin bilgiler yer almaktadır. Cihazların kullanım talimatnamelerine uygun kullanılması olası kullanım hatalarını en aza indirgeyecek ve bozulma/arızaların önüne geçecektir.
a.Chiller İşletme Kullanım Talimatnamesi
b.Gri Su Arıtma Kullanım Talimatnamesi
c.Doğalgaz Yakıtlı Kalorifer Kazanı Kullanım Talimatnamesi
d.Modüler Klima Santralleri Teknik Özellikleri ve Kullanma Talimatnamesi
e.Kullanma Suyu Hidroforları Kullanım Talimatnamesi
f.Yangın Dolapları ve Yangın Hidrantlarının Kullanılması Talimatnamesi
g.Yangın Suyu Hidroforları Kullanım Talimatnamesi
ğ.Daire Testere Kullanım Talimatnamesi
h.Dekupaj Testere Kullanım Talimatnamesi
ı.İnverter Kaynak Makinesi Talimatnamesi
i.Kırıcı Delici Matkap Kullanım Talimatnamesi
j.Kompresör Kullanım Talimatnamesi
k.PPRC Kaynak Makinası Kullanım Talimatnamesi
l.Seyyar Elektrikli Matkap Kullanım Talimatnamesi
m.Sıcak Hava Makinası Kulanım Talimatnamesi
n.Spiral (Avuç İçi Taşlama) Kullanım Talimatnamesi
o.Sütunlu Matkap Kullanım Talimatnamesi
ö.Şarjlı Matkap Kullanım Talimatnamesi
p.Tezgah Taşlama Kullanım Talimatnamesi
22) Peyzaj Cihazları Kullanım Talimatnameleri
Bu bölümde peyzaj bakım ekibinin kullandığı mekanik cihazların kullanımına ilişkin bilgiler yer almaktadır. Cihazların kullanım talimatnamelerine uygun kullanılması olası kullanım hatalarını en aza indirgeyecek ve bozulma/arızaların önüne geçecektir.
a.Çim Biçme Motoru Kullanma Talimatnamesi
b.Çim Tırpanı (Misina) Kullanım Talimatnamesi
c.Hızar Motoru Kullanma ve Kullanım Talimatnamesi
Bu bölümde başkanlığımız çalışmalarının değerlendirildiği memnuniyet anketi formu yer almaktadır.
24.Enerji Verimliliği Stratejisi
Üniversitemiz sürdürülebilir kampüs hedefleri doğrultusunda birimimizde enerji verimliliği stratejisi geliştirilmiştir ve yapılan/yapılacak işler bu strateji altında planlanmaktadır.
Üniversitede planlanmış etkinlikler için önerilen alanlarda fiziksel ve teknik altyapı bağlamında kontrollerin yapılması ve listelenmesi için bu form oluşturulmuştur. Ekibimizin etkinlik alanı kontrollerinde bu formu doldurması beklenmektedir.
Bakım onarım deposunda yer alan malzemelerin liste olarak görülebilmesi adına bu listelerin doldurulması beklenmektedir.
Birimimizde tutanak oluşturulması gerektiğinde bu hazır formun kullanılması gerekmektedir.
Paydaşlardan gelen talepler veya gerek görülen diğer durumlarda konu ile ilgili personellerin bu teknik rapor formunu doldurarak açıklama yapması beklenmektedir.
Birimimiz çalışanlarının herhangi bir önerileri olduğunda bu formu doldurarak bildirmeleri beklenmektedir.
30.Günlük Çim Biçme ve Kontrol Formu
Bu formda kampüs içerisinde günlük çim biçme işiyle alakalı iş sıralamaları yer almaktadır. Çim biçme öncesinde gözden geçirilecekler, olası arızalarda yapılacaklar ve ilgili takipler ile ilgili iş akış şeması yer almaktadır.
Birimimiz çalışanları bir şikayetleri olduğunda bu formu doldurarak bildirmeleri beklenmektedir.
32.Düzeltici Önleyici Geliştirici Faliyet Raporu
Bu bölümde birimimiz tarafından giderilen aksaklık veya hataların birer faaliyet raporu şeklinde hazırlanması söz konusudur. Raporda, yapılan faaliyete göre düzeltici, önleyici veya geliştirici bir faaliyet olup olmadığının da değerlendirilmesi gerekmektedir.
Çalışanlarımızın görev devri yapması gerekli durumlarda bu formu doldurması beklenmektedir.
34) Standart Dilekçeler
Birimimizde işlerin ilerleyişi süresince firma, müteahhit vb. diğer dış paydaşların gerekli durumlarda bu bölümdeki standart dilekçeleri kullanması gerekmektedir.
a.Geçici Kabul Talebi Dilekçesi
c.Geçici Teminat Mektubu Adrese Talep Dilekçesi
d.Geçici Teminat Mektubu İadesi Dilekçesi
e.Kesin Teminat Mektubu İadesi Dilekçesi
f.All Risk Sigortası Bildirimi Dilekçesi
i.Teknik Personel Bildirimi Dilekçesi
j.Süre Uzatım Talebi Dilekçesi
35.Sümer Kampüsü Çim Biçimi İş Programı